Ứng dụng công nghệ hướng đến văn phòng không giấy

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ TỪ SỚM

Từ năm 2019, PC Kiên Giang là một trong số ít doanh nghiệp tại tỉnh triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cải cách hành chính. Ngay từ khâu quản trị, điều hành, PC Kiên Giang đã từng bước hoàn thiện hệ thống phần mềm điện tử E-office. Với ứng dụng này hầu hết công văn đến đều được số hóa, lưu trữ dưới dạng file điện tử, không chỉ tạo thuận lợi cho công tác tìm kiếm, lưu trữ văn bản mà việc luân chuyển công văn giữa các phòng, ban cũng như giữa PC Kiên Giang với các đơn vị trực thuộc được đồng bộ trên môi trường mạng. 

Ông Nguyễn Thanh Sang - Chánh Văn phòng PC Kiên Giang cho biết: “Việc thực hiện chương trình E-office để chuyển đổi các dạng công văn đến, công văn đi, xử lý trong điều hành sản xuất, kinh doanh PC Kiên Giang đang là một ứng dụng khoa học, công nghệ vào làm việc hiệu quả. Giám đốc PC Kiên Giang chỉ đạo các phòng, ban xây dựng phần mềm công tác quản lý kỹ thuật, kinh doanh, kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của công ty”.

Nói về tiện ích của phần mềm lưu trữ, chị Nguyễn Thị Thùy Dương - văn thư lưu trữ Văn phòng PC Kiên Giang chia sẻ: “Là nhân viên văn phòng, tôi nhận thấy tất cả công việc hiện nay đều được quản lý trên hệ thống công văn bằng số hóa, nhất là việc xử lý văn bản đi, văn bản đến hay lưu trữ đều được số hóa, kể cả họp cũng trực tuyến, từ đó giúp công việc thực hiện nhanh chóng và kịp thời, tối ưu hóa chi phí”.

Nhân viên ngành điện hướng dẫn khách hàng cài đặt app “Chăm sóc khách hàng” của ngành điện trên điện thoại thông minh.

Ngoài phần mềm E-office, PC Kiên Giang tăng cường ứng dụng một số phần mềm khác như quản trị doanh nghiệp (ERP); phần mềm quản lý nhân sự (HMRS); phần mềm đào tạo E-Learning; phần mềm quản lý đầu tư xây dựng (IMIS) tạo bước đột phá trong cải cách hành chính tại công ty và các đơn vị trực thuộc.

Việc ứng dụng này giúp công tác điều hành, phân bổ công việc của lãnh đạo đơn vị và các phòng, ban dễ dàng, sát sao ở mọi lúc, mọi nơi. Thông qua mục theo dõi, xử lý, lãnh đạo có thể giám sát, điều hành công việc một cách chính xác, kịp thời. Đồng thời, cán bộ, nhân viên giảm áp lực khi làm việc trong môi trường hiện đại, chuyên nghiệp. 

Chị Phạm Thị Khánh Nhung - nhân viên Phòng Tổ chức - Nhân sự  PC Kiên Giang nói: “Nếu như trước đây khi cần xem lại 10 hồ sơ, phải đi tìm thủ công lần lượt từng hồ sơ một và mất nhiều thời gian thì bây giờ trong vòng vài phút đã có thể trích xuất được tất cả những nội dung cần tìm kiếm của mỗi hồ sơ đó một cách rất chi tiết. Nhìn chung, việc áp dụng chuyển đổi số vào công việc quản lý nhân sự đã giúp công việc của phòng giảm tải rất nhiều, tiết kiệm thời gian và độ chính xác cao”.

HIỆU QUẢ THIẾT THỰC

Bà Đào Ánh Nguyệt - Giám đốc Điện lực Rạch Giá cho biết: “Việc chuyển đổi số đã mang đến hiệu quả tích cực. Trước tiên, người lãnh đạo có thể giám sát và điều hành mọi công việc một cách tốt nhất, chính xác, kịp thời nhất thông qua các ứng dụng quản lý. Về phía người lao động sẽ nâng cao được chất lượng công việc, nâng cao hiệu suất và đáp ứng nhanh chóng để phục vụ khách hàng tại đơn vị. Về phía khách hàng sẽ tiếp cận được các công nghệ thông minh, tối ưu nhất”.

Đến nay, PC Kiên Giang chuyển đổi số toàn diện từ lĩnh vực kinh doanh đến chăm sóc khách haàng. Công ty đã giám sát chặt chẽ và có đánh giá công tác thực hiện nhiệm vụ điện tử như phát triển khách hàng, dịch vụ khách hàng, dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt… Đồng thời, PC Kiên Giang đánh giá thông qua kết quả tích hợp các giao dịch trên cổng dịch vụ công trực tuyến của ngành điện. Việc này đánh dấu bước dịch chuyển quan trọng trong quá trình chuyển đổi số tại công ty.

Theo thống kê đến nay, tỷ lệ dịch vụ được cung cấp theo phương thức điện tử toàn PC Kiên Giang đạt trên 95%. Các yêu cầu của khách hàng được tiếp nhận 100% trực tuyến; tỷ lệ khách hàng thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng tăng. Chương trình số hóa hợp đồng sinh hoạt gần đạt kế hoạch đề ra.

Bài và ảnh: HUỲNH LÀI